Traceability- Schadensbegrenzung und Qualitätsmanagement

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Unter Traceability versteht man die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Produktionsschritte pro Artikel. In vielen Produktionen mittelständischer Unternehmen ist dies noch nicht gegeben. Denn Traceability “händisch” zu gewährleisten, bspw. durch die manuelle Dokumentation des gesamten Produktionsprozesses, ist fast unmöglich. Insbesondere, da Prozesse tendenziell immer komplexer und technologischer werden. Der Zusatzaufwand ist enorm, manuelle Eingaben sind fehleranfällig, Dokumentationsanforderungen werden von Mitarbeitern häufig als lästig wahrgenommen und im Zweifel eher stiefmütterlich behandelt. Dabei ist genau hier hohe Sorgfalt gefragt.

docoyo.Trackable übernimmt diese Aufgaben automatisch, erlaubt die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Produktionsschritte pro Auftrag und liefert zuverlässige Daten. Im Folgenden stellen wir Ihnen detaillierter den Nutzen dieses Features vor.

Der Nutzen von Traceability

  • vollständige Rückverfolgbarkeit der Aufträge “auf Knopfdruck”
  • Schnelles, präzises und verlässliches Beantworten von Anfragen, bspw. im Reklamationsfall
  • Aktive Schadensbegrenzung im Falle einer Produkthaftung:
    • Eingrenzung von Fehlerursachen und damit betroffenen Mengen
    • Minimierung von Rückrufkosten
    • Minimierung des Vertrauensverlustes beim Kunden und ggf. des Image-Schadens
  • Nachkommen von Dokumentationspflichten, wie z.B. für Audits und Zertifizierungen, dem Produkthaftungsgesetz oder weiteren Vorschriften, bei gleichzeitig reduziertem manuellen Aufwand
  • Systematische Analyse von Qualitätsproblemen auf Basis der protokollierten Produktionsdaten
  • Mögliche Reduzierung von Versicherungsbeiträgen aufgrund von verbessertem Risikomanagement bzw. Verhinderung einer Anhebung der Versicherungsbeiträge nach Schadensfällen

Beispielhafte Übersicht über die Historie eines Auftrags inklusive Anzeige der Position des Auftrags pro Prozessschritt auf der Karte.

Traceability zahlt sich aus

Die Forderung nach Traceability hat ihren Ursprung in der Produkthaftung, denn Reklamationen bedeuten ein oftmals hohes wirtschaftliches Risiko. Reklamiert ein Kunde ein Produkt, so muss der Hersteller schnell und angemessen reagieren und für den Schaden aufkommen. Ansonsten drohen Ansehensverlust, steigende Versicherungsbeiträge und im schlimmsten Fall auch der Verlust von Folgeaufträgen. Was insbesondere bei mittelständischen Unternehmen, die häufig wenige, jedoch große Kunden haben, existenzbedrohlich sein kann. Die Suche nach Fehlern kann – ist die Rückverfolgbarkeit nicht auf Knopfdruck gegeben – jedoch sehr zeit- und kostenaufwändig sein.

Gleichzeitig ist dem Produzenten jedoch daran gelegen, den Fehler möglichst präzise zu identifizieren und eingrenzen zu können, um wirklich nur betroffene Teile aus dem Verkehr ziehen zu müssen – und nicht ganze größere Chargen. Oder im Zweifel zu beweisen, dass der Fehler nicht bei ihm, sondern an anderer Stelle in der Wertschöpfungskette entstanden sein muss.

In diesem Fall besagt das Produkthaftungsgesetz, dass sowohl Hersteller als auch Zulieferer, um nicht für einen Schaden zu haften, lückenlos nachweisen müssen, dass ein Produkt fehlerfrei und entsprechend ggf. geltender Regularien hergestellt wurde. Diese Anforderung wird durch das Traceability-Feature von docoyo.Trackable abgedeckt.

Traceability als Basis des Qualitätsmanagements / Reduzierung von Aufwand /

Den vollen Nutzen entfaltet das Traceability-Feature, wenn es nicht nicht nur für Dokumentationspflichten zur Schadensbegrenzung eingesetzt wird. Dokumentationen sind in oftmals großem Umfang auch für Audits, Zertifizierung oder die Erfüllung von Regularien notwendig. Ein großer Teil der benötigten Daten kann mit Hilfe von docoyo.Trackable generiert und in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden, da die Historien für alle Aufträge und die zugehörigen Fertigungsprozess-Informationen im System gespeichert sind.

Der Nutzen von Traceability für das Qualitätsmanagement geht aber über Dokumentationspflichten weit hinaus. Da docoyo.Trackable die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Aufträge durch die einzelnen Produktionsschritte erlaubt, müssen Fehler nicht sofort an Ort und Stelle analysiert werden, was häufig nicht praktikabel ist. Stattdessen ist es möglich, Fehlersituationen im Nachgang zu analysieren, um dann systematisch entsprechende Qualitätssicherungs-Maßnahmen einzuleiten. So bietet Traceability eine grundlegende Datenbasis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess – und hilft, Kosten einzusparen und Fehler zu vermeiden. Durch die geschaffene Transparenz ist auch die Grundlage für optimierte Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten geschaffen.

Nicht zuletzt profitiert die Kundenbetreuung vom Traceability-Feature: Sie kann auf die Auftragshistorien zugreifen, um Kundenanfragen verlässlich und zeitnah ohne großen Aufwand beantworten zu können. Das gilt nicht nur für den Reklamationsfall, sondern in Kombination mit dem Order Management-Feature, das wir im nächsten Blog vorstellen, auch zur Beantwortung von Fragen zum Status von Bestellungen.

Covid-19 Maßnahmen mit docoyo.Trackable umsetzen

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Corona hat gute Chancen, das Unwort des Jahres 2020 zu werden. Ansonsten hören wir das Wort “Chancen” zurzeit eher seltener in einem Satz mit Corona. Schließlich bringt die kleinste uns bekannte Lebensform die große Welt deutlich durcheinander. Mit allen negativen Konsequenzen, die insb. auch die Wirtschaft zu spüren bekommt. 

Aber: Corona ist nunmal da – und bleibt wohl auch noch eine gute Weile. Uns wird nichts anderes übrig bleiben, als uns zunächst so gut wie möglich mit dem Virus zu arrangieren – und die Chancen zu sehen. Das ist sicherlich leichter gesagt als getan – vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die unter massiven Umsatzeinbußen leiden und weniger Rücklagen haben als Großunternehmen. Aber gerade für KMUs ist es wichtig, in der Krise nicht den Anschluss zu verlieren, damit es auch ein “nach der Krise” noch gibt. 

Es gilt also, die Empfehlungen und Auflagen im Sinne des Gesundheitsschutzes schnell umzusetzen, um die (volle) Wiederaufnahme des Betriebs überhaupt erst zu ermöglichen. Chancen entstehen dann, wenn die Umsetzung gleichzeitig die Entwicklung hin zur Smart Factory vorantreibt. Das kann mit Hilfe von Tracking und Tracking-Lösungen wie unserer Anwendung docoyo.Trackable effektiv in Angriff genommen werden.

Anwendungsgebiete von docoyo.Trackable im Gesundheitsschutz

Die Empfehlungen und Auflagen, die Unternehmen bei der (vollen) Wiederaufnahme des Betriebs zu befolgen haben, werden keine starren sein, sondern der jeweiligen aktuellen Lage entsprechend angepasst werden. Dennoch ist klar, dass die Wahrung des Sicherheitsabstands zur Verringerung des Infektionsrisikos die zentrale Herausforderung darstellen wird.

Einiges lässt sich organisatorisch regeln, wie z.B. das Arbeiten im Schichtbetrieb oder in immer gleich zusammengesetzten Teams pro Schicht. Doch zusätzliche Maßnahmen sind notwendig, um Sicherheitsabstände zu wahren und gleichzeitig Best Practices im Fertigungsprozess aufrecht zu erhalten. Wir denken da an folgende Situationen:

  • Übergabe zwischen zwei Produktionsschritten
  • Ansammlung von Mitarbeitern in Fehlersituationen, um diese gemeinsam zu lösen
  • Rückmeldung von Engpässen und co., die häufig “persönlich” überbracht werden
  • Suche nach Werkzeugen, bei der verschiedene “Abteilungen” abgeklappert werden
  • Absicherung von typischen “Hot Spots” wie gemeinsam genutzten Umkleiden oder Raucherbereichen.

Umsetzung von Gesundheitsschutzmaßnahmen mit docoyo.Trackable

Reduzierung persönlicher Übergaben

Im nicht vollautomatisierten Produktionsprozess wird ein Artikel und ggf. zugehörige Informationen wie z.B. Begleitscheine nach Beendigung eines Produktionsschrittes an den nächsten übergeben.

Die dabei entstehenden persönlichen Kontakte können reduziert werden, indem docoyo.Trackable automatisch eine Benachrichtigung den nächsten zuständigen Mitarbeiter sendet. Dieser kann dann den Artikel zur weiteren Verarbeitung aus einer definierten Übergabezone holt. Eine persönliche Übergabe ist damit obsolet. Auch wenn zusätzliche Informationen für die Übergabe notwendig sind, die sonst “persönlich” überbracht werden, so kann dies über die Benachrichtigungsfunktion von docoyo.Trackable erfolgen. 

Reduzierung der Notwendigkeit persönlicher Rückmeldungen zum Prozess 

Informationen zu Engpässen, Fehlersituationen und co werden häufig persönlich überbracht. Verfolgt docoyo.Trackable Werkstücke durch die Produktion, so erfasst das System einen Großteil dieser Informationen automatisch und sendet bei Bedarf Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter. 

Reduzierung persönlicher Kontakte bei der Suche

Suchzeiten entstehen immer wieder im Produktionsprozess. Seien es Werkzeuge, die benötigt werden, jedoch nur im begrenzten Umfang zur Verfügung stehen, oder auch vermeintlich verloren gegangene halbfertige Produkte. Die Reduktion der Suchzeiten ist nicht nur eine Verringerung von Verschwendung und damit ein Einsparungspotenzial, sondern in Zeiten von Corona auch eine Maßnahme zur Kontaktreduktion. Denn nicht jede Suche erfolgt telefonisch, insb. nicht in der Produktion, wo nicht jeder Mitarbeiter ein Telefon zur Verfügung hat. Stattdessen erfolgen Suchen häufig schlichtweg durch “auf die Suche gehen” – im wahrsten Sinne des Wortes. 

Mit docoyo.Trackable lassen sich Objekte wie Werkzeuge, aber auch alle Aufträge, in Echtzeit auf der Live-Map lokalisieren. Ein Umhergehen und Rumfragen entfällt. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch Kontakte. 

Absicherung von “Hot Spots”

Als Hot Spots bezeichnen wir Orte, an denen Unternehmen Gefahr laufen, eine zu hohe Ansammlung an Mitarbeitern zu haben – wodurch das Infektionsrisiko steigt und auch die ansonsten strikt durchgesetzten Maßnahmen torpediert werden. Typische solcher Orte sind Stellen im Prozess, an denen vermehrt Probleme auftauchen, Umkleiden, aber auch bspw. Raucherbereiche. 

Diese Orte können mit Empfängern ausgestattet werden, die eine Warnung über docoyo.Trackable senden, wenn sich zu viele Mitarbeiter am gleichen Ort befinden. Hierzu ist es notwendig, dass Mitarbeiter mit Wearables ausgestattet werden, die sie ortbar machen.

Wir sind uns bewusst, dass in solchen Use Cases der persönliche Schutz der Daten genau gegen Gesundheitsinteressen abgewogen werden muss. Allerdings ist es grundsätzlich möglich, mit den Wearables nicht jeden Mitarbeiter persönlich identifizierbar zu verfolgen, sondern die Daten anonymisiert zu verarbeiten und lediglich zu warnen, wenn sich zu viele Menschen in einer definierten Zone befinden.

Schnell einsatzbereit und wirtschaftlich: Mit docoyo.Trackable durchstarten

In der Krise sind viele Unternehmen zurückhaltender, insb. wenn die weitere Entwicklung nicht zuverlässig absehbar ist. Trotzdem spricht viel dafür, sich jetzt für die Rückkehr in den (umfangreicheren) Produktionsbetrieb zu rüsten – und dieser wird voraussichtlich noch einige Zeit durch Abstandsregeln geprägt sein. Darum bieten wir eine Lösung, die schnell einsatzbereit, wirtschaftlich und flexibel ist, als stand-alone Lösung funktioniert, aber auch nahtlos in bestehende IT-Systeme integriert und später auch durch weitere Tracking und Tracing-Features erweitert werden kann.

Darum lieben wir die Zusammenarbeit mit KMUs – Ein Bekenntnis

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Seit wir docoyo gegründet haben, haben wir immer wieder die Frage gehört: “Und warum fokussiert ihr euch auf kleine und mittelständische Unternehmen? Eure Lösung ist doch auch wie gemacht für Großunternehmen.”

“Weil das halt so ist”, hat die Fragesteller in der Regel nicht zufrieden gestellt. Genauso wenig “weil KMUs cool sind”. Dabei ist das so. Aber das können wir natürlich ausführlicher begründen und haben uns darum entschieden, der Frage einen Blog-Beitrag zu widmen. 

KMUs sind für uns – aus der unternehmerischen Brille betrachtet – nicht einfach ein Merkmal unserer Zielgruppe. Der Mittelstand steht für viel mehr, als dass man KMUs auf Umsatzgröße und Mitarbeiteranzahl reduzieren könnte – auch wenn das die definierenden Faktoren sind. In einem Welt-Interview antwortete der Mit-Eigentümer eines 9000-Mann-Entsorgungsunternehmens auf die Frage “Sind Sie Mittelständler?” mit “Ja klar, aus tiefstem Herzen.” Mittelständler sein sei eine Geisteshaltung, so die Begründung. 

Der Meinung schließen wir uns uneingeschränkt an. Es sind nicht nur die gewachsenen Strukturen, die den deutschen Mittelstand ausmachen, sondern vor allem die Unternehmertypen, die das “Rückgrat der deutschen Wirtschaft” bilden und den Begriff “German Mittelstand” zum Exportschlager beförderten. Unternehmertum heißt für diesen Typus nicht, sich auf das Quartalsergebnis zu fokussieren, sondern einen langfristigen Plan im Kopf zu haben.

„Sie sitzen nicht im Elfenbeinturm eines schnieken Konferenzraumes und philosophieren lang über Industrie 4.0 und die großen Strategien, die zunächst aufgehübscht und versehen mit vielen Buzzwords in eine Präsentation gebracht werden. Ihr Trumpf ist die Nähe zur Wertschöpfungskette und die zentrale Frage, die sie sich stellen: Was genau brauchen wir im Unternehmen oder für unsere Kunden, um zielgerichtet Probleme zu lösen und einen Mehrwert zu schaffen?“ 

Masanori Fujita, Co-Founder & Geschäftsführer docoyo

Ist die Frage beantwortet, so werden die Ärmel hochgekrempelt und los geht es. Pragmatisch, aber immer mit der Brille der Langfristigkeit auf. Die Strategie ändert sich nicht mit einem Personalwechsel im Vorstand. So ist es die Kombination aus Traditionsbewusstsein mit Innovationsfähigkeit, die die deutschen KMUs erfolgreich und einzigartig macht. Und ein Arbeitsumfeld schafft, in dem wir uns wohlfühlen: Hands-on, ehrliche und offene Kommunikation, der “ehrbare Kaufmann” ist nicht nur eine Wortkombination, die man schon mal irgendwo gehört hat und im Fokus steht das, was das Unternehmen weiterbringt. Wir sehen, wie unsere Anwendung einen echten Mehrwert schafft: Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter, besser laufende Prozesse und damit eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Fehler, höhere Qualität… Dass sich das gut anfühlt – ist doch klar!

Diese unternehmerische Grundhaltung spüren wir auch bei den Mitarbeitern, mit denen wir in Projekten zusammenarbeiten. Ist der Chef nah an seinen Produkten und Kunden, so schafft das Identifikation mit “der Seele des Unternehmens”. Wenn es nicht gefühlt ständig Richtungswechsel und Veränderungsprojekte gibt und Entscheidungen nachvollziehbar sind, so gehen Mitarbeiter den Wandel gerne mit. Auch wenn es gerade im Mittelstand häufig bedeutet, dass eine zusätzliche Arbeitsbelastung auf sie zukommt, da keine eigens dafür abgestellten Projektmanager zur Verfügung stehen. Kleine Erfolge werden gefeiert und am Feedback wird auch nicht gespart – egal wie es ausfällt. Denn man ist nah dran. Am Kunden, am Mitarbeiter, am Prozess, am Projekt – und am Erfolg. 

Nicht selten sitzen wir am Ende eines Projekts zum Abschluss zusammen – und fühlen uns, als wären wir eigentlich auch Teil des Teams. Und dann wissen wir: Wir haben alles richtig gemacht. Denn dieses Gefühl entsteht nur, wenn man wirklich in die Prozesse eingetaucht ist, eng mit den Mitarbeitern zusammengearbeitet hat und im Austausch stand und gemeinsam daran gearbeitet hat, das Optimum aus dem Projekt herauszuholen. 

docoyo Update Mai 2020

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Über das, was sich bei docoyo tut, informieren wir Sie in unserem Blog. Für alle, die gerne wissen, mit wem Sie es zu tun haben und auf dem Laufenden bleiben möchten. 

NEUE FEATURES FÜR DOCOYO.TRACKABLE

Das neue Jahr hat mit viel Schwung begonnen. Das kommt auch unseren Kunden zugute. Nachdem wir 2019 intensiv an neuen Features für docoyo.Trackable gearbeitet haben, stehen diese nun bereit und sind auch schon bei den ersten Kunden implementiert. 

Mit den neuen Features haben wir Alerts und Alarme eingeführt, um Fehlersituationen zu managen. Es gibt die Möglichkeit, Bewegungsprofile zu erstellen und auszuwerten, um Verschwendungen zu erkennen und Prozesse zu optimieren. Aber auch Zonen-Bewegungen können als Spaghettidiagramm visualisiert und damit komfortabel ausgewertet werden. Ungewöhnliches, also Prozessabweichungen, werden frühzeitig erkannt, und Fehler vermieden. 

Die Features stellen wir Ihnen ab sofort in unserer Feature-Friday-Reihe unseres Blogs im Einzelnen vor. Natürlich mit Praxisbeispielen und Visualisierungen. 

NEUER SCHWERPUNKT KRANKENHAUS

Während wir uns anfangs auf Lösungen für die Fertigung spezialisiert haben, haben wir in diesem Jahr den neuen Schwerpunkt Krankenhaus aufgebaut und erste Kundenprojekte umgesetzt.

Die Möglichkeiten von RTLS im Gesundheitswesen werden insb. in Deutschland gerade erste entdeckt. Die skandinavischen Staaten sind hier schon deutlich weiter. So gehört die Implementierung von Lokalisierungs-Lösungen z.B. zu den Grundpfeilern der staatlich geförderten Super-Hospitäler in Dänemark, die europaweit als Leuchtturmprojekte dienen und Strahlkraft haben. 

In Kürze stellen wir Ihnen unseren neuen Schwerpunkt im Detail vor – hier in unserem Blog. 

DOCOYO HAT ZUWACHS IM BUSINESS DEVELOPMENT BEKOMMEN

Nach einem erfolgreichen Jahr 2019 haben wir unser Team um eine Managerin Business Development erweitert. Dr. Hanja Ostendorf ist die erste Ansprechpartnerin für Interessenten. Damit möchten wir sicherstellen, dass wir wie gewohnt alle Anfragen zeitnah bearbeiten und unsere Projekte zügig vorantreiben können. So können Sie sich darauf verlassen, dass wir auch weiterhin unserem Claim gerecht werden: docoyo.Trackable ist pragmatisch, flexibel, wirtschaftlich und: schnell einsatzbereit!

Bei Interesse oder Fragen zu docoyo oder docoyo.Trackable, kontaktieren Sie Hanja gerne direkt unter hanja@docoyo.com. Wir freuen uns auf Sie!

Neue Webseite

Wir haben uns einen neuen Auftritt verpasst und unsere neue Webseite gelauncht. Damit möchten wir Ihnen einen ganz konkreten und praxisnahen Eindruck davon vermitteln, was unsere Anwendung docoyo.Trackable kann und wie sie in den einzelnen Branchen-Schwerpunkten Fertigung und Krankenhaus eingesetzt wird. Natürlich finden Sie auch Informationen zu docoyo und unserem Team. Dazu berichten wir regelmäßig in unserem Blog über Neuigkeiten oder interessante Themen für alle, die sich mit Tracking und Tracing beschäftigen (wollen). 

Sukzessive ergänzen wir die Webseite noch um ausführlichere Informationen zur Funktionsweise wie z.B. den Technologien, mit denen wir arbeiten, zu Schnittstellen und Deployment-Optionen, aber auch zum Ablauf eines Projekts sowie weiteren nützlichen Informationen für Projektmanager. 

Schauen Sie doch ab und zu auf www.docoyo.com vorbei – und überzeugen Sie sich selbst!