Arbeiten im Homeoffice – Unser Code of Conduct

Seit dem Covid-19-Ausbruch und den Maßnahmen zur Kontaktreduktion arbeitet rund jeder zweite Berufstätige in Voll- oder zumindest Teilzeit im Homeoffice (Quelle: bitkom). Das Thema ist mit dem Ruf nach einem Recht auf Homeoffice auch über die Covid-19-Pandemie hinaus auf die politische Agenda gerückt. Und “Homeoffice” hat es auf die Bestenliste der “high interest”-Themen geschafft. Zeitungen, Verlage, Beratungen, Forschungsinstitute, Arbeitgeber, Arbeitnehmer, diverse Organisationen – die Anzahl an Beiträgen rund um das mobile Arbeiten ist förmlich explodiert.

Dabei fällt jedoch eins auf: Schauen wir in die sozialen Medien, so werden wir überschwemmt mit Witz und Ironie darüber, ob Homeoffice funktionieren kann. Wer kennt aktuell nicht die Bilder von den gefesselten und geknebelten Kindern, die hinter Mama oder Papa am Schreibtisch auf dem Boden liegen? Oder Posts wie: “Hey, wie läuft Dein Homeoffice-Tag?” – “Gut! Folge 8, Staffel 5.” 

Zugegeben, witzig ist das schon. Und soviel sei gesagt: Wir möchten definitiv nicht die Herausforderung klein reden, die Homeoffice zusammen mit Kindern mit sich bringt! Das ist ein ganz eigenes Thema. 

In anderen Beiträgen scheint die Fotokunst im Vordergrund zu stehen: Wie ordne ich Laptop, Designer-Notizbuch, den Stift in angesagter Modefarbe und natürlich die Kaffeetasse neben der Pflanze, die ich von der Fensterbank geholt, habe möglichst dekorativ auf dem Boden an? 

Und dann gibt es die Beiträge, die sich seriös mit dem Thema beschäftigen. Dabei geht es auffällig häufig um Technologien, die das mobile Arbeiten ermöglichen bzw. erleichtern, um die Frage, wie man Mitarbeiter im Homeoffice motivierend führt oder Tipps für Arbeitnehmer, wie sie sich selbst gut im Homeoffice organisieren können. 

Es entsteht der Eindruck, dass Homeoffice etwas ist, das einen Lifestyle ausdrückt, über das man sich lustig macht, weil es nicht funktionieren könne, es Sache der Führungskräfte sei, dass Homeoffice funktioniert oder der Mitarbeiter sich einfach mit ein paar Kniffen gut organisieren und lohnende Pausen einbauen muss. Da fehlt doch was?! 

Wir arbeiten seit jeher remote, also im Homeoffice, da wir kein Bürogebäude haben. Und wir sind fest davon überzeugt, dass wir besser zusammenarbeiten als so manch alteingesessenes Team, das zusammen im Büro sitzt. Nicht zuletzt Dank unseres Startup-Spirits und natürlich moderner Kommunikations-Tools, die wir intensiv nutzen. Das Herzstück ist jedoch die Art und Weise, wie wir im Team miteinander umgehen und auf welche Basis die Zusammenarbeit gestellt ist: 

“Grundlage einer guten Zusammenarbeit im Team ist vor allem Vertrauen”, ist Dr. Nicolaj Kirchhof, Co-Founder von docoyo, überzeugt. “Vertrauen schafft man nicht einmal für immer, sondern es wird laufend neu bewertet – sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeitern.” Masanori Fujita, der zweite Co-Founder ergänzt: “Natürlich zählt auch, wie wir miteinander kommunizieren, an Lösungen arbeiten, Entscheidungen fällen, das Bauchgefühl angemessen berücksichtigen und uns gegenseitig unterstützen. Und schließlich spielen alle diese Aspekte zusammen.”

Dieses Zusammenspiel haben wir in unserem Code of Conduct für das Homeoffice festgeschrieben – dem Herzstück der Zusammenarbeit bei docoyo. Den Code of Conduct möchten wir heute mit Ihnen teilen.

docoyo Contact Tracer

docoyo Contact Tracer – denn Homeoffice geht eben nicht für alle!

Hatten wir nicht alle einen kleinen Funken Hoffnung, dass mit dem Jahreswechsel auch Besserung in der Pandemie in Aussicht ist? Zugegeben: Realistisch war das nicht. Aber nun sehen wir uns stattdessen einer deutlichen Verschärfung der Situation gegenüber. Virus-Mutationen, Impfstoff-Engpässe, Diskussionen um eine Lockdown-Verlängerung bis in den Frühling hinein, usw.
Damit steigt auch der Druck auf Unternehmen: Forderungen nach verpflichtendem Homeoffice wurden bereits laut. Doch haben wir noch nicht so viele Mitarbeiter mit Fließband im Wohnzimmer oder beim Schweißen am eigenen Esstisch gesehen. Homeoffice geht eben nicht für alle! Hier müssen belastbare Lösungen her, die das Infektionsrisiko minimieren und über den mittlerweile obligatorischen Desinfektionsmittelspender hinausgehen. Gerade erst bekräftigte Arbeitsminister Hubertus Heil, dass wo immer Heimarbeit nicht möglich sei, entsprechende Arbeitsschutzmaßnahmen etabliert werden müssten. Ansonsten schließe er, wie u.a. die Süddeutsche Zeitung ihn am 11. Januar zitierte, auch einen Stillstand in Produktionen nicht aus.

Standard-Schutzmaßnahmen und ihre Crux

Es gibt einen Strauß an Maßnahmen, mit denen Unternehmen sich selbst vor temporären Schließungen des Betriebs und ihre Arbeitnehmer vor Infektionsrisiken schützen können. Betrieblicher Infektionsschutz reicht von organisatorischen Maßnahmen, wie der Entzerrung von Schichten, bis hin zu Hygienekonzepten. Den Dreh- und Angelpunkt stellt jedoch die Vermeidung von Kontakten dar.

So bleibt die Frage, wie Unternehmen die Einhaltung von Abstandsregeln – also social distancing – überwachen und im Falle von Risiko-Begegnungen Kontakte nachverfolgen können, um nicht ganze Schichten in Quarantäne schicken zu müssen – oder im Zweifel die Fertigung stillgelegt wird.

Die Corona-Warn-App ist diesbezüglich keine Lösung. Unternehmen können Mitarbeiter nicht verpflichten, diese zu installieren und zu nutzen und nicht jeder Arbeiter trägt ein Handy während der Arbeit bei sich. So oder so: Unternehmen können sowieso nicht auf die gesammelten Daten zugreifen. So kamen wir auf die Idee, den docoyo Contact Tracer zu entwickeln, der DSGVO-konform speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen abgestimmt ist.

Unser Ziel: Mit dem docoyo Contact Tracer Unternehmen und seine Mitarbeiter schützen

Die Idee war also geboren. Wir wollten ein System aufsetzen, das folgende Lücke für Unternehmen schließt:

  • Das Unternehmen soll in die Lage versetzt werden zu kontrollieren, ob Abstandsregeln eingehalten werden.
  • Mitarbeiter sollen motiviert werden, sich an die Abstandsregeln zu halten – und ggf. noch besser zu werden. Und das Ganze soll bestenfalls noch Spaß machen.
  • Im Falle einer Infektion sollen Risiko-Kontakte nachvollziehbar sein, so dass betroffene Mitarbeiter gewarnt und nach Hause geschickt werden können. Aber eben nur betroffene Mitarbeiter – nicht ganze Schichten.
  • Das Unternehmen soll mit dem System zeigen können, dass es ein umfassendes und belastbares Sicherheitskonzept hat, um komplette Stilllegungen zu vermeiden.

Soweit die Idee, die wir schlussendlich auch umgesetzt haben. Allerdings gab es noch folgende Zusatzanforderungen zu beachten:

  • Datenschutz, insb. von Gesundheitsdaten, wollen wir keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Der Schutz persönlicher Daten genießt darum höchste Priorität.
  • Das System muss schnell einsatzbereit sein. Es sollte einfach zu etablieren, komfortabel zu bedienen und selbsterklärend sein, um den Schulungsbedarf minimal zu halten.
  • Das System muss wirtschaftlich sein und sich für Unternehmen rechnen.

So haben wir das Ganze umgesetzt

Die technische Umsetzung

Das Grundprinzip ist simpel: Das Unternehmen stattet Mitarbeiter mit einem Bluetooth-Armband aus. Das Armband hat einerseits die Funktion, Mitarbeiter über Vibration und ein Lichtsignal direkt zu warnen, wenn der notwendige Abstand nicht eingehalten wird, und andererseits Kontaktdaten zu sammeln. 

Einmal pro Tag lädt der Mitarbeiter die auf dem Armband gespeicherten Daten auf das docoyo Back-End hoch. Das geht innerhalb von Sekunden, kontaktlos und kann in Standardabläufe integriert werden: So kann das Unternehmen bspw. ein Tablet oder ein Android Smartphone an einem Ausgang installieren, das die Daten hochlädt, sobald der Mitarbeiter sich in der Nähe des Terminals befindet. Die Daten werden verschlüsselt im docoyo Back-End gespeichert und automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Hier erfahren Sie mehr zur technischen Umsetzung.

Uploading data via app

Features von docoyo Contact Tracer

Die gesammelten Daten stehen nun in der Contact Tracer-Anwendung zur Verfügung und können wie folgt genutzt werden.

Für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann einsehen, wie gut er sich an die Abstandsregeln gehalten hat. Hierfür ermittelt das System einen “Social Distancing Score”. Diesen kann der Mitarbeiter mit dem Score der anderen Mitarbeiter des Unternehmens vergleichen, jedoch nicht personenbezogen. Über diesen gamifizierten Ansatz setzen wir einen Anreiz, dass Mitarbeiter besser werden wollen, sich selbst kontrollieren und sich an Abstandsregeln halten. Wer will sich schon ganz unten im Ranking wiederfinden? Der Score wird übrigens auch dadurch besser, dass ein Mitarbeiter seine gesammelten Daten regelmäßig hochlädt. 

Dashboard for individuals
Die gamifizierte Mitarbeiter-Ansicht im System.
Verantwortliche in der Organisation

Verantwortliche / Manager bekommen einen Überblick darüber, wie gut sich Mitarbeiter an Abstandsregeln halten: Einfach und auf einen Blick in ihrem Dashboard. Denn was nützen die besten Regeln, wenn diese umgangen werden? Das Dashboard zeigt, wenn Mitarbeiter zu viele nahe Kontakte hatten und diese können, ohne dass sie namentlich zuzuordnen sind, per Email an die Regeln erinnert werden.

Contact Tracer - Dashboard for the Organization
Das Dashboard für Verantwortliche, das das Monitoring von Compliance zu Abstandsregeln ermöglicht.
Management von Risiko-Kontakten im Falle einer gemeldeten Infektion

Im Falle einer gemeldeten Infektion kann das System nachvollziehen, wer bereits in der ansteckenden Zeit vor den ersten Symptomen Risiko-Kontakte hatte. Die betroffenen Mitarbeiter werden per Email darüber vom System informiert. Auch hier werden natürlich keine persönlichen Informationen weitergegeben. Stattdessen erhält der Mitarbeiter mit Risiko-Kontakten eine Information darüber, dass es solche gegeben hatte, wann, wie oft und wie lang. Je nach Privatsphäre-Einstellungen können zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, wie z.B. das Datum des positiven Testergebnisses oder das Datum, zu dem erste Symptome aufgetreten sind.

Contact Tracer - Exposure Report
Kontakte und mögliche Infektionsketten nachvollziehen, um persönlichen gesundheitlichen sowie Unternehmensschaden zu begrenzen.

Das Wirkungs-Prinzip: Datenschutz, Gamification und Kontrolle im Zusammenspiel

Für uns ist es indiskutabel, dass der Schutz persönlicher Daten an erster Stelle steht. Ohne Einverständnis der betroffenen Personen geben wir niemals personenbezogene Daten weiter, auch nicht an das einsetzende Unternehmen. Und trotzdem funktioniert das System. Denn genießt Datenschutz höchste Priorität und werden diesbezüglich Bedenken minimiert, so steigt auch die Akzeptanz für die Anwendung und das Tragen des Armbands, da der persönliche Nutzen überwiegt. 

Zudem haben fast alle Maßnahmen, die im bisherigen Verlauf der Pandemie eingesetzt wurden, gezeigt, dass es so oder so ein Grundverständnis von jedem braucht, dass das Verhalten jedes Einzelnen zählt und jeder einen Beitrag leisten muss, um den Virus in den Griff zu bekommen. Fehlt das Verständnis, so werden Mittel und Wege gefunden, um Regeln zu umgehen. Trotzdem ist nicht jeder zu jeder Zeit gleich motiviert. Hier soll das Zusammenspiel von Gamification und Kontrolle den Anreiz erhöhen. Wer möchte nicht versuchen, seinen Score zu toppen? Oder besser zu sein, als die Kollegen? Und auch, wenn der Vorgesetzte vielleicht den Namen nicht einsehen kann, eine Erinnerungsmail, dass man sich bitte an die vorgeschriebenen Regeln halte, zeigt dennoch in der Regel Wirkung. 

Auf unserer Produktseite finden Sie alle Informationen zum docoyo Contact Tracer. Und natürlich gilt wie immer: Wir stehen gerne für Rückfragen zur Verfügung!