Traceability- Schadensbegrenzung und Qualitätsmanagement

Unter Traceability versteht man die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Produktionsschritte pro Artikel. In vielen Produktionen mittelständischer Unternehmen ist dies noch nicht gegeben. Denn Traceability “händisch” zu gewährleisten, bspw. durch die manuelle Dokumentation des gesamten Produktionsprozesses, ist fast unmöglich. Insbesondere, da Prozesse tendenziell immer komplexer und technologischer werden. Der Zusatzaufwand ist enorm, manuelle Eingaben sind fehleranfällig, Dokumentationsanforderungen werden von Mitarbeitern häufig als lästig wahrgenommen und im Zweifel eher stiefmütterlich behandelt. Dabei ist genau hier hohe Sorgfalt gefragt.

docoyo.Trackable übernimmt diese Aufgaben automatisch, erlaubt die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Produktionsschritte pro Auftrag und liefert zuverlässige Daten. Im Folgenden stellen wir Ihnen detaillierter den Nutzen dieses Features vor.

Der Nutzen von Traceability

  • vollständige Rückverfolgbarkeit der Aufträge “auf Knopfdruck”
  • Schnelles, präzises und verlässliches Beantworten von Anfragen, bspw. im Reklamationsfall
  • Aktive Schadensbegrenzung im Falle einer Produkthaftung:
    • Eingrenzung von Fehlerursachen und damit betroffenen Mengen
    • Minimierung von Rückrufkosten
    • Minimierung des Vertrauensverlustes beim Kunden und ggf. des Image-Schadens
  • Nachkommen von Dokumentationspflichten, wie z.B. für Audits und Zertifizierungen, dem Produkthaftungsgesetz oder weiteren Vorschriften, bei gleichzeitig reduziertem manuellen Aufwand
  • Systematische Analyse von Qualitätsproblemen auf Basis der protokollierten Produktionsdaten
  • Mögliche Reduzierung von Versicherungsbeiträgen aufgrund von verbessertem Risikomanagement bzw. Verhinderung einer Anhebung der Versicherungsbeiträge nach Schadensfällen

Beispielhafte Übersicht über die Historie eines Auftrags inklusive Anzeige der Position des Auftrags pro Prozessschritt auf der Karte.

Traceability zahlt sich aus

Die Forderung nach Traceability hat ihren Ursprung in der Produkthaftung, denn Reklamationen bedeuten ein oftmals hohes wirtschaftliches Risiko. Reklamiert ein Kunde ein Produkt, so muss der Hersteller schnell und angemessen reagieren und für den Schaden aufkommen. Ansonsten drohen Ansehensverlust, steigende Versicherungsbeiträge und im schlimmsten Fall auch der Verlust von Folgeaufträgen. Was insbesondere bei mittelständischen Unternehmen, die häufig wenige, jedoch große Kunden haben, existenzbedrohlich sein kann. Die Suche nach Fehlern kann – ist die Rückverfolgbarkeit nicht auf Knopfdruck gegeben – jedoch sehr zeit- und kostenaufwändig sein.

Gleichzeitig ist dem Produzenten jedoch daran gelegen, den Fehler möglichst präzise zu identifizieren und eingrenzen zu können, um wirklich nur betroffene Teile aus dem Verkehr ziehen zu müssen – und nicht ganze größere Chargen. Oder im Zweifel zu beweisen, dass der Fehler nicht bei ihm, sondern an anderer Stelle in der Wertschöpfungskette entstanden sein muss.

In diesem Fall besagt das Produkthaftungsgesetz, dass sowohl Hersteller als auch Zulieferer, um nicht für einen Schaden zu haften, lückenlos nachweisen müssen, dass ein Produkt fehlerfrei und entsprechend ggf. geltender Regularien hergestellt wurde. Diese Anforderung wird durch das Traceability-Feature von docoyo.Trackable abgedeckt.

Traceability als Basis des Qualitätsmanagements / Reduzierung von Aufwand /

Den vollen Nutzen entfaltet das Traceability-Feature, wenn es nicht nicht nur für Dokumentationspflichten zur Schadensbegrenzung eingesetzt wird. Dokumentationen sind in oftmals großem Umfang auch für Audits, Zertifizierung oder die Erfüllung von Regularien notwendig. Ein großer Teil der benötigten Daten kann mit Hilfe von docoyo.Trackable generiert und in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden, da die Historien für alle Aufträge und die zugehörigen Fertigungsprozess-Informationen im System gespeichert sind.

Der Nutzen von Traceability für das Qualitätsmanagement geht aber über Dokumentationspflichten weit hinaus. Da docoyo.Trackable die vollständige Rückverfolgbarkeit aller Aufträge durch die einzelnen Produktionsschritte erlaubt, müssen Fehler nicht sofort an Ort und Stelle analysiert werden, was häufig nicht praktikabel ist. Stattdessen ist es möglich, Fehlersituationen im Nachgang zu analysieren, um dann systematisch entsprechende Qualitätssicherungs-Maßnahmen einzuleiten. So bietet Traceability eine grundlegende Datenbasis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess – und hilft, Kosten einzusparen und Fehler zu vermeiden. Durch die geschaffene Transparenz ist auch die Grundlage für optimierte Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten geschaffen.

Nicht zuletzt profitiert die Kundenbetreuung vom Traceability-Feature: Sie kann auf die Auftragshistorien zugreifen, um Kundenanfragen verlässlich und zeitnah ohne großen Aufwand beantworten zu können. Das gilt nicht nur für den Reklamationsfall, sondern in Kombination mit dem Order Management-Feature, das wir im nächsten Blog vorstellen, auch zur Beantwortung von Fragen zum Status von Bestellungen.